先月の見積もりがどのフォルダーにあるか分からない。そんな場面が何度もあるなら、OneDriveのCopilotに用意されたPrompt Galleryは試す価値がある。既に会社のアカウントで使えるなら、まず資料を探す仕事で試すのがおすすめだ。
Microsoftは11月6日の日本語ブログで、10月に展開したこの機能を紹介した。すぐ使える指示の例が並ぶため、AIに何をどう頼むかで手が止まりにくい。探す範囲をどう決めるか、出てきた答えをどこまで確認するかで、時短になるかが変わる。
OneDriveのPrompt Galleryとは？
Prompt Galleryは、OneDrive内のファイルを扱うための指示文の見本集だ。Microsoftの案内では、文書などを作る「Create」、資料を分析する「Analyze」、ファイルを探す「Find」、共同作業に使う「Collaborate」に分かれている。
仕事で使う場合は、Web版のOneDrive for Businessに会社のアカウントで入り、右下のCopilotボタンからギャラリーを開く。既にチャット欄が開いているなら、欄内の「＋」からも開ける。カードにカーソルを合わせると指示の全文が読め、選ぶとチャットが開いて指示が送られる。
指示にファイル名、フォルダー、人名などを入れる欄がある場合は、実際の仕事に合わせて指定する。OneDrive内のギャラリーはファイル作業向けに用意されたもので、Microsoft 365 Copilotのギャラリーで組織が共有した指示は、こちらには表示されない。
Microsoftの案内ではWeb版のOneDrive for Businessで利用でき、Microsoft 365 Copilotのライセンスが必要だ。機能は順次展開のため、全員の画面に同じ選択肢が出るとは限らない。ボタンが見当たらなければ、まず会社のアカウントで入っているかを確かめ、ライセンスの割り当てを社内の担当者に確認したい。
指示の見本は、機能の説明を読む時間を減らす入口として便利だと思う。何でも任せようとすると、頼み方より確認の手間が大きくなる。自分がよく探し直す資料を一つ決めて始めるほうが、職場で使い続ける価値を判断しやすい。
探す資料は期間と用途で絞り、差分は原本で確認する
例えば週明けに、先月の打ち合わせで使った見積もりを探す場面を考える。「10月に更新されたA案件の見積もりを、案件フォルダーから探して。名前、更新日、開くリンクを出して」と頼む。ファイル名の記憶が曖昧でも、案件と期間なら指定しやすい。
「最新の見積もりを探して」だけでは、更新日時が新しい作業用コピーと、相手に送った確定版が混ざり得る。確定版が欲しいなら、送付用フォルダーやファイル名の手掛かりを足す。候補が複数出たら、更新日だけで決めず、表紙や送付記録で確かめる。
比較なら、旧版と新版の二つを明示して「納期・数量・見積もり条件の違いを表にして、確認する箇所も挙げて」と頼む。旧版と新版の区別を指示に入れておくと、回答を確認するときに変更の向きを追いやすい。記載箇所が曖昧なら、元の文書を開いて見比べる。
見つけた資料の要点をまとめてもらう場合は、見積もり条件や期限など、あとで間違うと困る項目を先に指定すると扱いやすい。会議直前の準備なら、回答を丸ごと転記するより、読むページを決めるのに使う方が現実的だ。金額や日付は原本で見直してからメモに残す。
ファイル名と保存場所が明確なら、普通の検索で十分だ。逆に、内容は覚えていて名前だけ出てこないときや、複数版のどこを読むべきか迷うときは、Copilotに入口を作ってもらう価値がある。検索も確認も二重にやって毎回時間が増えるようなら、手順を増やす意味は薄い。
仕事で引き継いだばかりの案件なら、検索で資料を拾う前に「何のために探すか」を一行だけ書き出すとよい。過去の経緯を知るなら議事録、現時点の約束を確かめるなら送付済みの文書が要る。同じ案件名で探しても、欲しい答えは変わる。
答えにリンクが出なかった場合は、同じ質問を何度も繰り返すより、相手に聞くか、保存先の一覧に戻るほうが早い。見つからなかった資料を「存在しない」と判断せず、保存場所やアクセスできる範囲に漏れがないかを見る。部署をまたぐ依頼ほど、最後は誰が原本を持つかが大事だ。
導入を判断するなら、よく使うフォルダー一つから
会社で試すなら、社内ルール上使ってよいフォルダーを一つ選ぶ。探す目的が明確で、正しい答えを自分で確認できる資料が向いている。古い案や同名ファイルが何本も並んだフォルダーなら、先に確定版を分けておくとAIの答えも点検しやすい。
「探す」「要約する」「共有する」を一度に試したくなるが、最初は資料を開くところで止めておくのがおすすめだ。共有先や編集権限まで扱う操作は影響が別にある。共有が必要なときは、社内ルールに従い、相手と権限を画面で確認して進める。
チームで探し物が多いなら、よく使う指示の型をチャットで共有する手もある。ただ、指示を共有しても元資料の保管場所が増え続けると効果は薄い。月次資料の確定版だけ置く場所を決めると、AIを使う人にも従来の検索を使う人にも利点がある。
時間に見合うかは、指示を書くところから元ファイルの確認まで含めて考える。従来なら三つのフォルダーを開いて探す仕事が、答えに出た二つを見比べて終わるなら続けやすい。毎回、指示を細かく言い換える必要があるなら、フォルダーやファイル名を整理する方が早いこともある。
会社ですでに使えるなら、次に資料を探す日に「案件名・期間・資料の用途」を一つずつ指定して試したい。ファイル名が揃っていて検索ですぐ出る職場なら、このギャラリーだけを目当てにライセンスを増やす判断は見送る。
私なら、前月の資料を探す仕事と、旧版と新版の差分を見る仕事で一度ずつ使う。欲しい資料を見つけるまでの手間が目に見えて減った用途だけを残す。使い道を増やすのは、その二つで元ファイルまで迷わずたどり着けてからだ。
情報源（2026年11月8日確認） Microsoft公式ブログ（11月6日） / Microsoft公式サポート
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