会社勤めの一般的な中間管理職サラリーマンである私が、仕事で利用していて「もう手放すことが出来ないアイテム」を紹介する。
第一弾：モバイルモニター
第二弾：Clibor（クリップボード履歴ソフト）
第三弾：Screenpresso（画面キャプチャ・加工ソフト）
に続いての第四弾となる。
今回は世界のマイクロソフト製品であるMicrosoft 365に含まれる「Forms（アンケート作成ツール）」を使った事例を紹介する。
使う人・環境を選ぶツールではあるが、サラリーマンは知っておいて損は無い。
私自身が仕事で使っているイメージを載せながら紹介するので、参考になれば幸い。
Microsoft Forms とは
アンケート集計ツールと言われているが、主な機能は下記5点。
- アンケートやクイズなどのフォームを作成
- Web ブラウザーやモバイル デバイスから回答可能
- リアルタイムで回答結果の確認可能
- 集計・評価結果の分析
- 結果のExcel出力で二次加工
ビジネスだけでなく学校等の人が集団で生活して考え・意見を取りまとめたいときに重宝するツールである。
では、Microsoft Formsの魅力は何か？と問うと、
誰でも簡単にそれなりの画面が作れて、集計結果が一目でわかる
に尽きる。
これだけだが、今まで人手でやっていた作業が一瞬で終わるので、感動モノの効果を得られるツールだ。
Microsoft Forms でのアンケート作成
出来ることが限られているので、使い方も非常にシンプルである。
アンケートの作成
下記がトップ画面になり、赤枠の「新しいフォーム」で一から作成するか、青枠の「テンプレートを探す」から参照して作成するかのどちらかが基本的な作成方法。
今回は簡単に「新しいフォーム」からの作成をしてみる。
画面中央に配置されている「無題のフォーム」・「新規作成」のボタンをいじいじしていく感じだ。
サンプルでそれっぽくした結果が下記。
「選択形式」の回答必須とした質問を用意した。
プレビューすると、これだけでそれっぽくなる。
続いてNPS（ネットプロモータースコア）を使ってみる。よくある10段階評価だ。
プレビューすると、よく見るイメージの出来上がり。
後は背景を弄ってみる。
赤矢印の「スタイル」を選ぶことで、すぐに使えるテンプレートを活用したり、自分で細かく作成も可能。
今回はテンプレートを活用した結果、非常にMicrosoftっぽいページが出来上がった。ここまでに要した時間は数分である。
最後に回答収集のルールを作成。
赤矢印の「回答を収集」を押下すると、ルールを決めることが出来る。
アンケートの配布・集計対象を
- 全てのユーザー
- 組織内のユーザーのみ
- 特定のユーザーのみ
から選択できる。
また、公開URLがここで確認出来るので、アンケートの配布にはこのURLを案内すればOK。
超簡単。
その他、公開期限など更に細かい設定がしたい場合は、画面右上の「・・・」マークを押下し、設定を選択する。
上記項目以外に「回答期限」等のオプション設定が可能。
この設定で公開をした結果が下記。
おしゃれなトップページで「今すぐ開始」を押下。
質問に対して回答をし、「送信」を押下。
無事回答が完了。
簡単にアンケートの作成が可能。
Microsoft Forms でのアンケート集計
上記のアンケートの回答結果集計機能を使って確認する。
作成ページに戻ると、「応答」のタブに通知が届いている。1件の回答があったことを示している。
「応答」を押下して確認画面に飛べば、すぐに集計結果が整理された状態で表示される。
選択形式の質問であれば、勝手にきれいにまとめてくれるのである。
これは本当に便利。この結果を確認・報告して終わり。
ダミーで何個か回答を作った結果が下記。わかりやすい。
結果をExcelに落としたり、画面上から個人の回答結果も確認出来るので、詳細の把握も可能。
とにかく集計が楽すぎてビビる！
Microsoft Forms を実務で利用した事例
実施に私自身が業務とし作成・公開して集計中のページを参考に載せる。
※社外秘情報が多く、ほぼモザイクになるが許して欲しい。
アンケート内容
システムの帳票に関するアンケート調査を実施。
該当する対象を全て選択する方式で質問を作成した感じだ。
この感じで４つの設問を用意した。
集計結果
質問に対する回答結果の分布が下記の棒グラフで把握できる。
本日作成した受付中のアンケートなので、母数がまだ少ないが、このイメージであれば回答数が100、200、1,000であっても即座に結果を把握することが出来る。
多数の人から回答・意見をもらう場合は「Microsoft Forms！！」と声を大にして言いたい。
作成が超簡単で、集計がめちゃ楽なのである。
もちろん出来ることの範囲は限られるし、そもそも組織として Microsoft 365の利用＆ドメイン管理 等をしていることが必要だが、もし会社・学校等が利用出来る環境ならば、試してみてもらいたい。
一斉メールで配信、個々の返信を受信・確認、集計データ作成、分析という人手による作業は全て無くなった。
追加投資不要で圧倒的な業務効率を手に入れる。
楽しい時代になってきた。
では、良き業務効率化生活を！！
