企業・チームで働く人であれば、何かしらの方法で実施をしている「タスクの管理」
大規模・複数人で仕事を進めるような大型プロジェクトであればあるほど、管理が煩雑化する。
特にIT業界やシステム関係業務を行う人にとって、タスク・プロジェクトの管理は日常茶飯事の業務となる。しかし、この管理方法が未だExcelで実施している企業・人が多い。大手ITベンダーでもExcel管理が主流だったりする。
まだ世の中の当たり前にまではなっていないが、「プロジェクト管理ツール」を利用することで管理業務は劇的に進化・効率化する。
今回は、圧倒的な使いやすさを売りにしているタスクワールド（Taskworld）を試してみた結果をレビューする。
プロジェクト管理ツール・タスク管理の改善を検討の人は参考にして欲しい。
Excelによるタスク・プロジェクト管理の限界
冒頭で偉そうなことを記載したが、我が社・私自身はプロジェクト・タスクの管理をExcelで実施している。
ツールが使いにくいとかではなく、単純に慣れ親しんだExcelを継続しているだけである。また、取引先となるベンダーもExcel管理のため、お互いに利用できる共通ツールとして、無意識にExcelを使っているだけだ。
しかし、長年使っているからこそわかるExcelの限界。
- 個々人の進捗を管理者が取りまとめて反映させる（Excel共有しない場合）
- 進捗に遅れが発生した際のリスケの反映は力技
- 年月表だけでは詳細の情報管理ができないので、別の管理表も併用する必要がある
このあたりを意識し始めると、Excelだからこその自由度が手間でしか無いことに気づく。
このような課題・Excelの限界を解決したのが「プロジェクト管理ツール」なのである。特に今回お試しで利用してみた「タスクワールド」は慣れ親しんだExcel管理に近い使い方なのに、Excelの限界を難なく突破出来るツールだった。
無料プランもある優秀な製品なので紹介をする。
タスクワールド（Taskworld）とは
製品名称にもある「タスク（課された仕事）」と「プロジェクト」の管理をよりわかりやすく簡素化することが出来るツールである。また、プロジェクトチームの効率改善検討の材料も提供されるので、生産管理的な利用方法も可能。
グローバルで展開するサービスであり、日本企業の導入事例も多数ある。
WEB・スマホアプリから利用が出来るため、様々な立場・職種の人々が、最適な方法でツールにアクセスし、情報を更新出来る。
タスクワールドの特徴
各機能が優れているので、いくつかをピックアップするが、何よりも一番伝えたいポイントは、
圧倒的な使いやすさ
である。
ツール上でチュートリアルを表示してくれて操作をしながら使い方を学べる。事前にマニュアルを熟読しなければ使えないということがない。
私自身、マニュアルを一切見る必要が無く使うことができた。昨今のスマホゲームのようなイメージをしてもらえればである。
その他の優れた機能は、実際に私がサンプルデータを入れてみて使ってみた画面イメージを元に説明をする。
自分のタスクの可視化・進捗確認が容易
ボード形式でタスクが管理出来るので、「実行中」・「完了」等のステータスを一目で把握出来る。
各タスクには期日・担当者等の情報が管理出来るだけでなく、サブタスクを紐づけて管理が出来るので、全体進捗を確認する際に非常に見やすいのだ。
表現はボード形式だけでなく、テーブル形式も可能。
誰が・いつまでに・何をしなければならないのか を一覧で確認出来る。
各担当者がタスクの進捗を登録することで結果が反映するので、管理者が編集をする必要はない。
Excelで管理をする場合にやっていた「プロジェクト管理者が各担当者にヒアリングをして結果を反映させる作業」が一切不要になるのだ。
プロジェクト全体の進捗管理・詳細確認が容易
プロジェクト全体の進捗をタイムラインで確認が出来る。
本日時点で実行中のタスクの確認などができ、それぞれのタスクの明細が知りたい場合は、対象のタスクをクリックすることでサイド画面に表示をしてくれる。
いちいち画面が切り替わったりせず、タイムライン上で詳細を表示してくれるのは、地味に便利である。
画面が切り替わったりを繰り返す場合、操作が面倒になり些細なことの確認を無意識にでもしなくなる可能性がある。しかし、タスクワールドのUIであれば、気になるところを気軽に確認出来るので、チェック漏れ・見逃すことを防ぐことが出来る。
タスクの進捗状況をグラフや数値で表示
タスクを実施中・完了という視点だけでなく、自分に関係するタスクの数・進捗状況をグラフや数値で見える化してくれる。状況を数値化することで、作業担当者毎の負荷を把握することが出来る。プロジェクトの最適化を図る上で必要不可欠な情報だ。
その他にも優れた機能が満載
- プロジェクトの設計・仕様書や成果物のファイル共有
- プロジェクトメンバーとのチャット機能
- PCだけでなくスマホのアプリ・ブラウザから利用が可能
プロジェクト中に必ず欲しい機能がちゃんと網羅されている。昨今増えてきたリモートワークにも十分対応できる。
そのため、「タスクワールド」を使えば、タスク・プロジェクト管理のために他ツールを併用することは不要になると思われる。
タスクワールドの（個人的な）評価
- 各作業を行う担当者の立場
- プロジェクトを管理する管理者の立場
どちらにとっても「管理」をツールが支援してくれることで、仕事の進捗把握・作業管理が徹底でき、プロジェクトが可視化される。その結果、管理者は状況が整理された状態から仕事を始めることができ、細かな進捗管理が可能になる。
正直、今現在Excelでプロジェクトのタスク・進捗を管理している企業・管理者・作業担当者であれば、
使いたくなるし、使わせたくなるツール
である。
機能面もさることながら、直感的に利用できるUIはプロジェクト毎にメンバーが入れ替わる組織であれば重宝する。説明不要で共有できるツールほどありがたいものはない。
料金体系
これだけ使いやすくて機能が豊富なツールであれば、「利用料もお高いんでしょ？」と思うところだが、心配不要だった。
各プランの利用料は下記の通り。年額払いをした場合の月あたりの料金である。
小規模プロジェクトであれば、無料プランの範囲で利用できると思うが、実務を考慮するとユーザー数：無制限、ゲスト数上限：10のプレミアムプランは最低限欲しい。欲を言うならファイル共有のストレージ容量が豊富なビジネスプランがベスト。
月1,650円という金額がどんな価値を与えるのかは人それぞれであるが、単純に金額だけに注目しても、1,650円ってサラリーマンの残業1時間と近しい金額である。
利用することで1時間以上の作業効率は確実に達成できる。更に管理の質が向上するのであれば、
使わない理由がない
大規模なプロジェクトを管理する人・参加している人はまずは使ってみて、このすばらしさを体験してみて欲しい。
まずは15日間の無料トライアル
タスクワールドは、全機能（ビジネスプラン）を15日間利用が出来る無料トライアルが提供されている。 公式サイトからGoogleアカウントで登録するかメールアドレスを入力することでアカウントの作成ができる。
言い換えると、クレジットや口座登録不要で試すことが出来るのだ。試すことのリスクは０。お試しって本来こういうものだ。
下記リンクから無料トライアルの登録が出来るので、実施してみて欲しい。
